ѕоиск
 лиенты

OTIS

–азработка системы сбора и обработки за€вок

–азработка системы сбора и обработки за€вок

ѕредыстори€ проекта

ќ“»— Ц крупнейший в мире производитель лифтов, эскалаторов, движущихс€ дорожек и других систем горизонтальной транспортировки. ƒл€ архитекторов и подр€дчиков, проектировщиков и домовладельцев ќ“»— Ц лидер по перевозке людей на небольшие рассто€ни€.

— начала 1990-х годов ќ“»— активно работает на российском рынке. –оссийское представительство компании имеет центральный офис, базирующийс€ в ћоскве, и широкую сеть региональных филиалов в –оссии и —Ќ√ (—очи,  раснодар, Ќовороссийск и др.).

¬ажной составл€ющей бизнеса компании €вл€етс€ процесс обработки за€вок на поставку продуктов и услуг ќ“»—, поступающих от многочисленных клиентов компании через сеть ее региональных подразделений. ƒо недавних пор все операции выполн€лись вручную. ќднако по мере увеличени€ числа запросов (сегодн€ центральный офис компании ќ“»— получает и обрабатывает от 50 до 100 за€вок ежедневно), этот процесс становилс€ все более трудоемким и требовал существенных затрат времени.  роме того, с увеличением объема работ повысилась веро€тность искажени€ данных или потери за€вки.


«адача

ѕонима€ необходимость выхода на более современный уровень работы с клиентами, руководство компании ќ“»— прин€ло решение об автоматизации процесса оформлени€ и обработки потока за€вок.


–ешение

ќсновным требованием к реализации системы со стороны «аказчика было использование существующих средств и технологий компании ќ“»— Ц сервера электронной почты Microsoft Exchange и базы данных Oracle, которые и были вз€ты за основу специалистами Ђјпланаї при разработке системы.

¬ ходе разработки системы был проведен анализ информационной инфраструктуры ќ“»— и сложившегос€ в компании процесса сбора за€вок, а также вы€вление и анализ первичных требований к системе. ѕо результатам этого этапа были сформулированы и согласованы базовые требовани€ к системе и определены ее основные функции:

  • формирование за€вки на заключение контракта;
  • передача ее в центральный офис компании;
  • фиксирование за€вки в базе данных;
  • присвоение идентификационного номера контракта;
  • получение идентификационного номера контракта автором за€вки.

Ќа этапе проектировани€ была определена архитектура и способы технической реализации проекта. ¬ системе предусмотрено два режима работы клиентского интерфейса: почтовый режим работы и режим работы через Web-интерфейс, причем оба режима обеспечивают выполнение идентичных функций:

  • web-интерфейс используетс€ сотрудниками представительств компании, имеющими выделенный канал дл€ св€зи с центральным офисом, и реализован на базе стандартного Web-браузера;
  • почтовый режим предназначен дл€ работы пользователей, преимущественно подключенных по коммутируемым каналам, и реализован как приложение на Visual Basic, которое использует почтовый профиль дл€ работы с Microsoft Exchange Server.

—ерверна€ часть обеспечивает прием за€вки, проверку корректности информации в за€вке, сохранение данной информации в базе данных Oracle, получение уникального номера контракта и его отправку автору за€вки.


–езультаты

¬ результате внедрени€ системы обработки за€вок были автоматизированы следующие операции:

  • ‘ормирование унифицированной за€вки;
  • ќтправка за€вки при помощи интерфейса, поддерживающего электронную почту, на адрес серверного агента;
  • ќтправка за€вки при помощи Web-интерфейса;
  • јвтогенераци€ номера контракта представительства с заказчиком на базе полученной за€вки и передача его обратно в участок;
  • Ўлюзование за€вки из почтовой системы в базу данных.

Ёто позволило заметно сократить врем€, затрачиваемое сотрудниками на оформление и обработку за€вок, а также снизить сопутствующие расходы на организацию документооборота и общее администрирование процесса обслуживани€ клиентов. ѕосле ввода системы в эксплуатацию производительность и качество работы персонала центрального офиса компании и всех ее региональных подразделений существенно повысились.