Наверх
aplana +7 (495) 710-75-80
Наш опыт
Есть вопросы?
Закажите обратный звонок
или пришлите заявку!

OTIS

OTIS

Разработка системы сбора и обработки заявок

Предыстория проекта

ОТИС – крупнейший в мире производитель лифтов, эскалаторов, движущихся дорожек и других систем горизонтальной транспортировки. Для архитекторов и подрядчиков, проектировщиков и домовладельцев ОТИС – лидер по перевозке людей на небольшие расстояния.

С начала 1990-х годов ОТИС активно работает на российском рынке. Российское представительство компании имеет центральный офис, базирующийся в Москве, и широкую сеть региональных филиалов в России и СНГ (Сочи, Краснодар, Новороссийск и др.).

Важной составляющей бизнеса компании является процесс обработки заявок на поставку продуктов и услуг ОТИС, поступающих от многочисленных клиентов компании через сеть ее региональных подразделений. До недавних пор все операции выполнялись вручную. Однако по мере увеличения числа запросов (сегодня центральный офис компании ОТИС получает и обрабатывает от 50 до 100 заявок ежедневно), этот процесс становился все более трудоемким и требовал существенных затрат времени. Кроме того, с увеличением объема работ повысилась вероятность искажения данных или потери заявки.


Задача

Понимая необходимость выхода на более современный уровень работы с клиентами, руководство компании ОТИС приняло решение об автоматизации процесса оформления и обработки потока заявок.


Решение

Основным требованием к реализации системы со стороны Заказчика было использование существующих средств и технологий компании ОТИС – сервера электронной почты Microsoft Exchange и базы данных Oracle, которые и были взяты за основу специалистами «Аплана» при разработке системы.

В ходе разработки системы был проведен анализ информационной инфраструктуры ОТИС и сложившегося в компании процесса сбора заявок, а также выявление и анализ первичных требований к системе. По результатам этого этапа были сформулированы и согласованы базовые требования к системе и определены ее основные функции:

  • формирование заявки на заключение контракта;
  • передача ее в центральный офис компании;
  • фиксирование заявки в базе данных;
  • присвоение идентификационного номера контракта;
  • получение идентификационного номера контракта автором заявки.

На этапе проектирования была определена архитектура и способы технической реализации проекта. В системе предусмотрено два режима работы клиентского интерфейса: почтовый режим работы и режим работы через Web-интерфейс, причем оба режима обеспечивают выполнение идентичных функций:

  • web-интерфейс используется сотрудниками представительств компании, имеющими выделенный канал для связи с центральным офисом, и реализован на базе стандартного Web-браузера;
  • почтовый режим предназначен для работы пользователей, преимущественно подключенных по коммутируемым каналам, и реализован как приложение на Visual Basic, которое использует почтовый профиль для работы с Microsoft Exchange Server.

Серверная часть обеспечивает прием заявки, проверку корректности информации в заявке, сохранение данной информации в базе данных Oracle, получение уникального номера контракта и его отправку автору заявки.


Результаты

В результате внедрения системы обработки заявок были автоматизированы следующие операции:

  • Формирование унифицированной заявки;
  • Отправка заявки при помощи интерфейса, поддерживающего электронную почту, на адрес серверного агента;
  • Отправка заявки при помощи Web-интерфейса;
  • Автогенерация номера контракта представительства с заказчиком на базе полученной заявки и передача его обратно в участок;
  • Шлюзование заявки из почтовой системы в базу данных.

Это позволило заметно сократить время, затрачиваемое сотрудниками на оформление и обработку заявок, а также снизить сопутствующие расходы на организацию документооборота и общее администрирование процесса обслуживания клиентов. После ввода системы в эксплуатацию производительность и качество работы персонала центрального офиса компании и всех ее региональных подразделений существенно повысились.

Система Orphus